E-mail de suivi de présentation de relations publiques | L'art du suivi des relations publiques

[mstlucky0110]

Vous avez tout fait comme il faut : vous avez rédigé un communiqué de presse parfaitement pertinent sur un sujet d'actualité, constitué une liste de médias bien documentée dans laquelle chaque contact couvre votre sujet et envoyé votre communiqué de presse dans un e-mail personnalisé avec une ligne d'objet convaincante. Vous actualisez votre boîte de réception toutes les cinq minutes pour voir qui a répondu et veut en savoir plus.

Rien. Nada. Des grillons.

Et maintenant ?

Tout d’abord, détendez-vous un peu. Les journalistes sont connus pour être très occupés, alors laissez-leur le temps de parcourir les centaines d’e-mails et de propositions qu’ils reçoivent quotidiennement.

N'oubliez pas non plus : les journalistes reçoivent tellement d'e-mails chaque jour qu'ils n'ont pas le temps de répondre à chacun d'eux par un « merci, mais non merci ». Ne le prenez pas personnellement.

Mais comment savoir s'ils lisent réellement votre communiqué numéro portable portugal de presse ? Voici comment vous pouvez assurer un suivi sans être une nuisance.

Que faire après avoir appuyé sur « Envoyer »

Si trois ou quatre jours ouvrables se sont écoulés et que vous n'avez pas eu de nouvelles d'un journaliste ou d'un blogueur, envoyez-lui un bref e-mail de suivi. La plupart des journalistes avec qui j'ai discuté n'ont rien contre un petit rappel.

Le secret ici est d'offrir quelque chose de nouveau ou d'exclusif dans votre communiqué de presse de suivi qui n'était pas dans votre communiqué de presse ou votre argumentaire d'origine. Si votre communiqué de presse portait sur un nouveau produit ou service, votre communiqué de suivi peut inclure un témoignage client ou des liens vers des données ou des recherches justifiant la nécessité de votre nouveau produit ou service. Si votre communiqué de presse portait sur un événement, ajoutez un lien vers des photos en ligne de la soirée. (N'envoyez jamais de pièces jointes non sollicitées !)

Votre message de suivi doit être bref et ne pas dépasser quelques phrases. Incluez le communiqué de presse ou le pitch original en dessous, comme référence, ou, mieux encore, ajoutez un lien vers une version qui se trouve sur votre site Web.

Appeler ou ne pas appeler

À mon humble avis, donner suite à un appel téléphonique est un effort inutile à moins que vous ne connaissiez vraiment bien le journaliste. (Pièce A : cet échange sur Twitter. )

En tête de liste des bêtes noires des journalistes, on retrouve sans cesse le suivi des appels de presse, en particulier celui où la personne qui appelle veut simplement « s'assurer que vous avez reçu mon communiqué de presse ». Je ne les blâme pas. Non seulement ils ont été interrompus, mais l'appelant n'a rien proposé de valable. Imaginez-vous les recevoir tout le temps ... Plutôt ennuyeux, non ?

Si malgré tout cela vous devez décrocher le téléphone, faites un appel de suivi à propos d'un sujet nouveau et exclusif qui ne figurait pas dans votre e-mail ou votre communiqué de presse, comme vous le feriez avec votre e-mail de suivi décrit ci-dessus. Soyez concis et direct ; partez du principe que le journaliste a un délai à respecter. Entraînez-vous à l'avance à ce que vous allez dire dans l'e-mail de suivi de votre pitch de relations publiques . Et soyez prêt à ce que le journaliste vous dise : « Mettez-le dans un e-mail. » (Si vous avez la chance d'obtenir cette réponse, envoyez cet e-mail dès que possible !)

J'ai donné suite. Et maintenant ?

Si vous n'obtenez pas de réponse après une ou deux tentatives de relance, passez à autre chose. Ne soyez pas un harceleur ; il est raisonnable de supposer que le journaliste n'est pas intéressé. Encore une fois, ne le prenez pas personnellement. Peut-être qu'il ou elle vous mordra à l'hameçon la prochaine fois.

Vous pouvez creuser un peu plus et essayer un autre contact au sein de l'organisation. Assurez-vous que ce nouveau contact couvre votre sujet et soyez transparent à propos de votre e-mail initial auprès de son collègue. Aucun journaliste ne veut proposer un article à un rédacteur en chef pour découvrir ensuite que quelqu'un d'autre a eu l'information en premier.

Si votre communiqué de presse ou votre pitch n'a suscité que très peu d'intérêt malgré vos tentatives de suivi, prenez du recul et regardez en vous-même. Peut-être que votre communiqué de presse n'intéresse pas vraiment les personnes extérieures à votre entreprise ou organisation. Y a-t-il un autre angle que vous pouvez adopter ? Ou pouvez-vous faire un lien entre votre nouvelle et un sujet déjà couvert par la presse ? Il est peut-être également temps de peaufiner vos compétences relationnelles. Il existe de nombreuses façons d'attirer l'attention d'un journaliste qui n'ont rien à voir avec le pitch, comme vous présenter à lui ou à elle lors d'un événement ou commenter ses articles. Une fois qu'ils auront reconnu votre nom, vous vous démarquerez davantage dans leurs boîtes de réception la prochaine fois que vous leur enverrez un e-mail.

Vous avez tout fait comme il faut : vous avez rédigé un communiqué de presse parfait sur un sujet d'actualité, vous avez constitué une liste de médias bien documentée et vous avez envoyé votre e-mail personnalisé avec un objet convaincant. Mais que faire lorsque vous ne recevez pas de réponse ?

Il est important de garder à l'esprit que les journalistes reçoivent des centaines d'e-mails et de propositions chaque jour et qu'ils peuvent être très occupés. Il est donc essentiel de leur accorder quelques jours pour parcourir leurs boîtes de réception. Ne le prenez pas personnellement si vous ne recevez pas de réponse immédiatement.

Si trois ou quatre jours ouvrables se sont écoulés et que vous n'avez toujours pas reçu de réponse, il est temps d'envoyer un e-mail de suivi. La clé d'un suivi réussi est de proposer quelque chose de nouveau ou d'exclusif qui n'était pas inclus dans votre argumentaire ou votre communiqué de presse d'origine. Gardez votre suivi bref et assurez-vous d'inclure une référence au communiqué de presse d'origine ou, mieux encore, un lien vers une version sur votre site Web.

En ce qui concerne les appels de suivi, il est préférable de les éviter à moins que vous n'ayez une relation personnelle avec le journaliste. La plupart des journalistes trouvent que les appels de suivi des relations publiques sont l'une de leurs plus grandes bêtes noires. Cependant, si vous devez passer un appel, soyez bref et concentrez-vous sur quelque chose de nouveau et d'exclusif qui n'était pas inclus dans votre e-mail ou votre communiqué de presse.

Si après une ou deux tentatives de relance, vous ne recevez toujours pas de réponse, vous pouvez supposer que le journaliste n'est pas intéressé et qu'il est temps de passer à autre chose. Essayez de contacter un autre contact au sein de l'organisation et d'être transparent au sujet de votre précédent e-mail à son collègue.

Si votre communiqué de presse n’a pas suscité beaucoup d’intérêt malgré vos efforts de suivi, pensez à revoir l’angle de votre pitch. Établir des relations avec les journalistes est également essentiel pour faire entendre votre message. Présentez-vous lors d’événements ou commentez leurs articles pour que votre nom se démarque dans leur boîte de réception la prochaine fois que vous leur enverrez un pitch. Lorsque vous rédigez un pitch médiatique, assurez-vous que l’objet de votre e-mail est accrocheur et pertinent par rapport à votre sujet, et incluez toujours un appel à l’action clair. N’attendez pas trop longtemps avant d’envoyer un e-mail de suivi, mais en même temps, n’en envoyez pas un trop tôt après le premier e-mail. Trouvez le bon équilibre entre persévérance et patience. Si le journaliste demande des informations supplémentaires, assurez-vous de les lui fournir rapidement.