电话是企业与其客户之间互动的核心支柱，以专业的方式处理呼叫非常重要。事实上，电话接待并不局限于销售人员的礼貌和关系技巧。它还体现了公司对其对话者的专业精神和承诺。这就是为什么从通话的第一秒起就给人留下良好的印象至关重要。
在本文中，您将了解建立电话接待所需遵循的所有步骤，并让您的来电者感到愉快、高效和专业。
首先介绍一下你自己
首先，介绍一下你的公司是很重要的。尽管很简洁，但有必要让您的来电者放心，他们已经联系了所需的公司。为此，像接听私人电话一样简单的“你好”是不够的。
为了避免任何误解并强化您的品牌形象，您可以与负责呼叫的员工分享理想的响 英国商业传真列表 应模式，例如：“ ABC公司，销售部门的克莱尔，您好。 ”。
更好的是，某些电话总机允许您配置每次呼叫时自动广播的问候消息。这保证了您公司的连贯一致的展示，无论拨打多少号码与您联系，也无论负责通话的员工如何。
管理您的电话接待可用性
定义公司和员工的可用性允许您构建呼叫管理。然而，仍然经常发生在工作时间内随机接听电话，而在工作时间之外系统性漏接电话的情况。
如今，一些呼叫管理解决方案允许企业创建一个日历，定义开始和结束时间以及相应的场景。例如，如果有非工作时间的呼叫，您可以播放音频消息，邀请呼叫者留下语音邮件或访问您的网站，而不是让呼叫无人接听。您还可以在通话结束时发送短信，以确认已考虑该情况并且将尽快给联系人回电。
此外，每个员工都可以定义自己的可用性。因此，如果在他不在或忙碌时将呼叫转移给他，则该呼叫将自动重定向到另一位可用的座席。
该组织确保您的企业不会错过任何电话机会，同时显着提高客户的满意度，他们知道他们的电话将在一天中的任何时间得到应答。
为您的来电者提供不同的选择
向呼叫者推荐菜单也是使电话接待专业化的好方法。该设备允许您提供多个呼叫原因或呼叫者，呼叫者可以选择，从而自动转接到适当的部门或人员。这可确保您的客户直接与最有能力的联系人联系以响应他们的请求，从而减少他们的等待时间。
除了通过电话构建电话接待并提高潜在客户和现有客户的满意度之外，该菜单还有助于减少员工的工作量。通过自动化呼叫转接，他们可以专注于更复杂和更高附加值的任务。
例如，您的菜单可能如下所示：“要联系销售部门，请键入 1。要与支持服务通信，请键入 2。如果有任何与帐单相关的问题，请键入 3。”
训练你的团队
尽管某些呼叫管理功能现在已使用高级软件实现自动化，但您的员工仍然代表您的公司。因此，对他们进行呼叫管理培训至关重要。
培训使您的团队具备以专业、礼貌和高效的方式处理呼叫所需的技能。它还确保电话交换过程中使用的程序、语气和做法的统一。这种一致性确保了统一的客户体验，这对于维持专业的品牌形象至关重要。
当今的电话总机提供了促进培训的功能，例如通话录音，以及最近的人工智能、通话转录和摘要。这些创新提供了团队与客户之间互动的具体示例，使您可以轻松地说明最佳实践并开发现实的培训场景。
显然，您的员工在公司的电话接待中发挥着关键作用。培训不仅提高了他们的技能，还提高了他们处理电话的能力，从而提高了给您打电话的客户和潜在客户的满意度。
团队合作
不再建议依靠一个人接听所有电话并手动转接。鉴于此任务非常耗时，并且无法以这种方式处理大量呼叫，最好寻求自动化和基于团队的呼叫管理。
当前的电话标准允许您创建呼叫组并为每个呼叫组定义可用性和呼叫管理规则。例如，您可以组建一个由销售人员组成的“销售”组，当呼叫转至销售部门时，其分机将同时响铃。
这些功能使团队合作更加轻松，并允许您同时管理大量呼叫。这样，您的销售部门可以在支持部门处理其呼叫的同时处理其呼叫，而无需干扰或无需手动转接。此外，如果团队成员缺席，其分机收到的呼叫将自动转接到另一位有空的成员。这可以确保您不会错过任何通过电话的机会，并且您的呼叫者在致电您的公司时始终能够连接到您的顾问之一。
跟踪电话接待处的来电
为了确保对您的潜在客户和现有客户进行专业的电话回复，必须密切监控您的活动。
首先，通话数据可以揭示有意义的趋势，例如通话次数最多的时间或日期、反复通话的原因或常见问题。例如，这些信息可以让您更好地预测受众的需求并相应地调整您的可用性。
通话数据还可以让您分析团队的表现。平均响应时间、平均通话时长甚至未接来电数量使您能够确定需要返工的领域以提高绩效。
对于任何寻求在客户中保持正面形象并增加收入的企业来说，提供专业的电话接待至关重要。通过采用自动化、团队呼叫管理和员工培训等最佳实践，您可以提高电话接待效率，同时为您的潜在客户和现有客户提供流畅且个性化的体验。换句话说，您可以提高客户满意度，同时增加吸引新潜在客户和发展业务的机会。
好消息是，所有这些技巧现在都可以通过基于云的总机解决方案轻松付诸实践！