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尽管最近通信渠道多样化（即时消息、电子邮件和社交网络等），电话仍然是您的客户和潜在客户的首选渠道。口头交流可以实现快速、简化的交流，并具有高度赞赏的人性化维度。

然而，无论是在开会、旅行还是缺席，您的员工并不总是能够接听电话。在这种情况下，您可以依靠语音信箱来满足您的来电者的需求！

在本文中，了解语音邮件的优势以及将其纳入当前电话接待中的最佳实践。

专业语音信箱：有什么优势？
老实说，没有人喜欢使用答录机。然而，这种电话功能对于您的企业以及您的客户来说有很多优势。

作为一家企业，保持与客户和潜在客户的联系非常重要。为了制定成功的电话策略，您还需要知道如何在无法联系期间进行沟通。

无论您的企业关闭还是部分员工缺勤，设置消息系统都可以让您聆听来电者的声音，同时向他们提供相关信息。

通过添加到您当前的电话接收，您的消息传递可以让您的团队不再错过任何机会。通过在语音信箱中留言，呼叫者让您有机会再次联系他们，同时向您提供有关他们请求的初步线索。在这种情况下，您的团队可以准备响应请求并尽快给该人回电。

对于呼叫者来说，语音信箱提供了积极且令人放心的体验。即使他的同事不在，你的公司也会倾 澳大利亚传真数据 听他的信息并允许他表达他的请求。是的，尽管这对您来说可能是不可想象的，但即使通过电话答录机，您的呼叫者也可能会感到被考虑！

显然，语音消息传递将使您能够优化品牌形象，简化与客户的交流，同时改善客户关系，从而提高销售机会。

设置消息传递：建议和最佳实践
设置消息传递通常只需要几分钟。不过，在您开始之前，我们想与您分享一些不容错过的提示和最佳实践。

首先，请告别运营商生成的自动回复器。因为，为了吸引客户并从良好的品牌形象中受益，您的消息传递必须个性化并反映您公司的形象。

个性化您的答录机消息将使您能够：

提醒您营业时间，同时邀请来电者稍后再拨；
传达您可能缺席的情况，并表明您返回后会立即回电；
为呼叫者提供获取所需信息的替代方案（网站、紧急电话号码等）；
ETC。
请记住，答录机之前的消息不得超过 30 秒。除此之外，您的呼叫者将在留言之前挂断电话。此外，请务必在消息开头清楚地说明您公司的名称，以安抚来电者。最后，在提供替代联系方式时，请明确说明，如有必要，请毫不犹豫地拼写出来。

以下是一些音频消息示例，可帮助您正确起步：

“[公司名称]，你好。不幸的是，我们无法回复您的电话。请注明您的姓名和联系方式，我们的一位顾问将在 48 小时内与您联系。 »

“您好，欢迎来到[公司名称]。我们目前已关闭。我们的总机开放时间为上午 8 点至中午 12 点以及下午 2 点至下午 6 点。您可以在听到提示音后给我们留言，我们会尽快给您回电。再见。 »

某些工具（例如交互式语音服务器和电话总机）为您提供了附加功能，除了在应答机之前广播消息之外，还可以通过电子邮件设置未接来电警报。借助此警报，可以实时通知您的团队未接来电和留言，从而提高他们的响应能力。