Создание группы в Google Контактах
Прежде чем отправлять групповое письмо, необходимо создать группу. Gmail использует Google Контакты для управления контактами. Для начала откройте веб-браузер. Перейдите на сайт Gmail и войдите в систему. Слева вы увидите значок «Gmail» со стрелкой вниз. Нажмите на него. Появится меню. Выберите «Контакты». Google Контакты откроется в новой вкладке или окне. Теперь в левой части Google Контакты найдите опцию «Создать ярлык». Иногда там может быть написано «Создать контакт», а затем вы увидите опцию «Ярлык». Нажмите «Создать ярлык». Появится небольшое поле. Дайте группе название. Например, можно назвать её «Семья», «Друзья» или «Одноклассники». Затем нажмите «Сохранить». Вы создали ярлык, который будет играть роль вашей группы.
Далее вам нужно добавить людей в группу. В Google Контактах вы увидите новую метку слева. Нажмите на неё. Сейчас она, скорее всего, пуста. Чтобы добавить контакты, вернитесь в главный список контактов слева. Вы можете выбрать контакты, которые хотите добавить. Наведите курсор на контакт. Появится флажок. Отметьте Список мобильных номеров Ближнего Востока флажками имена людей, которых хотите добавить в группу. После того, как вы выбрали все контакты, найдите значок «Управление метками» вверху. Он выглядит как тег. Нажмите на этот значок. Появится список ваших меток. Найдите только что созданную метку. Установите флажок рядом с ней. Затем нажмите «Применить». Выбранные контакты добавлены в вашу группу. Вы можете повторить этот процесс, чтобы добавить других людей в группу позже.
Отправка электронного письма вашей группе
Теперь, когда вы создали группу, вы можете легко отправить электронное письмо всем её участникам. Вернитесь в свой почтовый ящик Gmail. Нажмите кнопку «Написать» в левом верхнем углу. Откроется окно для создания нового письма. В поле «Кому» начните вводить название группы. По мере ввода Gmail будет предлагать название группы. Нажмите на него. Название группы появится в поле «Кому». Gmail автоматически отправит письмо на все адреса электронной почты в этой группе. Теперь вы можете написать электронное письмо как обычно. Добавьте тему и текст сообщения. После этого нажмите кнопку «Отправить». Ваше письмо будет отправлено всем участникам вашей группы.
Использование BCC для обеспечения конфиденциальности
Иногда при отправке группового письма может потребоваться сохранить адреса электронной почты всех участников в тайне. Это означает, что получатели письма не смогут узнать, кто ещё его получил. Для этого используйте поле «СК». СК (BCC) означает «скрытая копия» (Blind Carbon Copy). При использовании BCC письмо получат все получатели, но список остальных получателей им не будет виден. Чтобы использовать BCC, откройте новое письмо в Gmail. Найдите поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». Если поля «СК» нет, найдите небольшую ссылку рядом с полем «Кому». Это может быть «Копия» или «Скрытая копия». Нажмите на неё, и появится поле «СК». Вместо того, чтобы указывать метку группы в поле «Кому», укажите её в поле «СК». Таким образом, все получат письмо, но их адреса электронной почты будут скрыты друг от друга. Это хорошая практика при отправке писем большим группам людей, которые могут не знать друг друга.
Управление группами
Со временем вам может потребоваться обновить группы. Возможно, потребуется добавить новых участников или удалить существующих. Чтобы управлять группами, вернитесь в Google Контакты. В левой части нажмите на метку группы, которой вы хотите управлять. Вы увидите список всех контактов в этой группе. Чтобы удалить кого-то, наведите курсор на его имя. Может появиться значок «Дополнительные действия» (три вертикальные точки). Нажмите на него и выберите «Удалить из метки». Или вы можете выбрать контакт, установив флажок рядом с его именем. Затем нажмите значок «Управление метками» вверху и снимите флажок рядом с меткой группы. Чтобы добавить больше участников, выполните действия, описанные ранее для добавления контактов в группу. Регулярное обновление групп гарантирует, что ваши групповые письма будут доходить до нужных людей.
Сейчас я сгенерирую второе изображение для завершения запроса.
Отправка персонализированных групповых писем (слияние)
Хотя в Gmail нет встроенной функции «слияния», как в некоторых других почтовых программах, вы всё равно можете отправлять письма своим группам, используя персонализированные функции. Один из способов сделать это — использовать дополнения, доступные в Google Workspace Marketplace. Найдите дополнения «слияния» для Gmail. Эти инструменты позволяют связать вашу электронную почту с Google Sheet, содержащей список ваших контактов и персонализированную информацию, например, имена. Затем дополнение будет отправлять отдельные письма каждому участнику вашей группы, используя персонализированную информацию из таблицы. Это может сделать ваши письма более персонализированными, даже если вы отправляете их группе. Не забывайте следовать инструкциям выбранного вами дополнения.
Советы по созданию эффективных групповых писем
При отправке писем группе важно помнить о нескольких моментах, чтобы сделать их более эффективными. Во-первых, укажите чёткую и лаконичную тему письма. Это поможет людям понять, о чём идёт речь. Во-вторых, выражайте своё сообщение по существу. Люди заняты, поэтому старайтесь быть краткими и ясными в своих сообщениях. В-третьих, если вы просите ответа, чётко укажите, что и к какому сроку нужно сделать. В-четвёртых, проверьте письмо перед отправкой. Проверьте его на наличие опечаток и грамматических ошибок. Наконец, подумайте, нужно ли всем участникам группы видеть адреса электронной почты друг друга. Если нет, используйте поле «Скрытая копия» для обеспечения конфиденциальности. Следуя этим простым советам, вы сможете отправлять групповые письма в Gmail более качественно и эффективно.
Как избежать распространенных ошибок
Существует несколько распространённых ошибок при отправке групповых писем. Одна из них — указание слишком большого списка адресов электронной почты в полях «Кому» или «Копия» без учёта конфиденциальности. Это может сделать адреса электронной почты участников доступными всем участникам группы. В таких случаях часто лучше использовать скрытую копию. Другая ошибка — забывать проверять письмо перед отправкой большой группе. Опечатки и ошибки могут выглядеть непрофессионально. Также убедитесь, что тема письма точно отражает его содержание. Вводящая в заблуждение тема может вызвать путаницу. Кроме того, избегайте отправки неактуальной информации всей группе. Указывайте только тех, кому нужно получить письмо. Учет этих распространённых ошибок поможет вам эффективнее взаимодействовать с группами.
Заключение
Отправка группового письма в Gmail — простой процесс. Сначала создайте группу (метку) в Google Контактах. Затем добавьте в эту группу нужные контакты. При составлении нового письма просто введите название группы в поле «Кому» или «Скрытая копия».